日本で仕事上のメールを書く時って「いつもお世話になっております」から始まって「何卒よろしくお願い申し上げます」こんな感じが多いですよね。英語の場合はどうでしょう？典型の出だしと締めのフレーズというのはあるのでしょうか？
英語には敬語や尊敬語は無いと言われることもありますが、"丁寧な言い回し"というのはもちろんありますしネイティブの方は場面によって使い分けていると思います。でも仕事上で使われるEメールはというと、ただ簡潔で改行や段落もなく用件だけさらっと書いたものが多い印象があります。これはメールを書いている人物とこちらの関係性がどうであれ、です。日本のビジネスメールに慣れていると、ちょっと拍子抜けというかこれでいいんだ笑？って思う時ありますよね。
実際はアメリカ英語のビジネスメールにも出だしの一文(Opening Line)と締めの一文(Closing Line)によく使われるフレーズいうのは存在します。このメールではそれぞれ例文を挙げて日本語訳を入れて説明したいと思います。
アメリカビジネス英語メール出だしの一文/締めの一文の必要性
出だしの一文の役割は；
- 挨拶
- 話題に引き込む
- カジュアル/フォーマルの設定
などですね。そのメールの意図を最初の一文に反映させる必要があるでしょう。取引先に宛てたのか、同僚に宛てたのか。社内メールなのか。
A good email with a strong opening sentence helps you create a professional impression that shows your message is worth the recipient's valuable time. This way, there's a far better chance your recipients will actually read the entire email and respond.
引用元：GMass
"Eメールの良く考えられた出だしの一文というのは受け取った相手にプロフェッショナルな印象を与え、そのメールが貴重な時間を割いて読むに値すると思わせる。これによって受け取った相手が実際にそのメールを最後まで読んで返信してくれる確率が格段にあがるのだ。"
なるほど。。
締めの一文の役割は；
- まとめ
- 今後につなげる
- 挨拶
などですね。
Your email closing line sets the tone for how you end your message. It leaves readers with a memorable thought, prompts them to take action, or gives them a can't-resist proposition that encourages them to reach out for more. The email closing line you select will depend on what outcome you're trying to achieve.
Eメールの〆の一文はどのようにメールを締めくくるかという基調をうち出す。読み手に何かを印象づけたり、行動を起こすよう促したり、彼らから連絡をよこさずにはいられなくなるような提案をする、という風に。どのような成果を出したいかによって締めの一文を選ぶべきである。
なるほどですね。
では例文を見て行きましょう。
【出だしの一文】ビジネス英語メール例文
”Hope all is well.”
”I hope this email finds you well.”
ビジネス英語メールの出だしの一文、鉄板はこの二つではないでしょうか。
「お元気にお過ごしのことと存じます。」
仕事において先方からくるメールもこの２つが圧倒的に多かったと思います。
グーグルでHope all is wellで検索をかけるとこの言い回しがいかに典型フレーズなのかが分かります。
26 'Hope All Is Well' Alternatives - HubSpot Blog
「お元気にお過ごしのことと存じます」に代わる26の言い回し
5 Better Alternatives to "I Hope This Email Finds You Well"
「お元気にお過ごしのことと存じます」に代わるより洗練された5つの言い回し
20 Other Ways to Say "I Hope All Is Well" in Emails
「お元気にお過ごしのことと存じます」をメールで使う場合の他の言い方20選
これが検索１ページ目の下のほうまで延々と続くわけです笑。
26 'Hope All is Well' Alternatives は26個もあると思いきやかなりふざけたものも入っているのでうっかり使って上司に怒られないように！自己判断でお願いしますね。
上記３つで一番参考になるのは最後の20 Other Ways to Say "I Hope All Is Well" in Emailsです。
20のセンテンスを４カテゴリーに分けて、それぞれ５センテンスづつ書いてくれています。
- 仕事でクライアントに送るメールの場合
- 先生や教授に送るメールの場合
- 仕事の同僚に送るメールの場合
- 友達に送るメールの場合
私のお気に入りはクライアントに送る場合の；
"I hope you're having a productive day."
(実りの多い一日をお過ごしのことと存じます。）です。さらっとしてるけど独自の一文に聞こえますよね。
あとは同僚に送る場合の；
"I hope you had a restful weekend."
（週末はゆっくり休まれたかと思います。） 思いやりが入っていて、唐突に本題に入るより自然でいいですよね。
皆さんもぜひ上記リンクからチェックしてみてください。
【締めの一文】ビジネス英語メール例文
個人的に好きで使っているEメール結びの一文は；
"Thank you for your time and consideration." 「お時間とご考慮いただきありがとうございました。」
です。誰かが使っているのは見たことはないので決まり文句ではないかもしれません。
クライアントからくるメールは最後にThank you. を付けただけのものが多い印象です。
25 Email Closing Lines That Make Recipients Take Action
「受け取った相手に行動を起こさせるEメール結びの一文」
この記事の例文はメールする相手に取り入ろうとし過ぎててあまり好きではなかったです・・でも、
- 新規開拓中の顧客に送るメール
- 履歴書を送った相手に確認のメール
という場合だとこれくらい媚びてちょうどいいのかもしれません。
一番最後の行動喚起につかわれるフレーズ集が一般的で使いやすいのではないかと思います。
"Let me know by {date} if you're interested and we can set up a time to get started."
「興味があったらいついつまでに教えてください、スタートする時間を決めましょう。」
実用的な例文ですね。
How to End and Email: 15 Examples of Professional Closings
「Eメールを締めくくる方法：プロフェッショナルな結びの一文15選」
この記事は使えるフレーズが沢山載っていますので是非チェックしてください。
シチュエーション別に「ミーティングをセッティングしたい時」「フィードバックが必要な時」などそれぞれフレーズのアイディアを挙げています。
”If you're able to reply by {day or time], that would be great - thank you!"
「いついつまでにご返信いただけますと大変助かります、宜しくお願いします。」
"Looking forward to your reply," 「お返事お待ちしております。」
"I sincerely appreciate your help." 「ご協力誠に感謝いたします。」
いろんなシチュエーションに使いまわせそうですよね。
ぜひリンクから例文をいろいろ見てみてください。
まとめ
英語のビジネスメールに使える例文は、目的に合わせていくつか使いまわせるフレーズを持っておくと便利ですね。
日本人だからかもしれませんが英語でメール書く時の始めと終わりの一文って特になんか気になると言うか・・いい加減にできない気がしませんか？でもネイティブの人々は意外とそんなこと気にしていなかったり。
でも丁寧にしといて間違いはありませんから。（逆はありえる）
これからは今日紹介した例文の中からいくつかピックアップして状況に合わせて使っていこうと思います。
ではまた明日。リトル・ミーでした。